Stock Control Methods in Operation Room: ABC, VED ve ABC-VED Matrix Analysis

Ameliyat Odalarında Stok Kontrol Yöntemleri: ABC, VED ve ABC-VED Matriks Analizi

Abstract

INTRODUCTION: Operating room nurse manager needs to provide the materials, tools and equipments reliably at the right time, in the right place and in the correct amount so that every operation can be done safely, effectively and economically. The necessity to keep tools and materials ready for use necessitates stock availability. Although the determination of quality and quantity of materials is difficult due to the dynamic nature of the operating rooms, it is inevitable to classify materials and perform cost analysis for effective stock control in the operating theaters. AIM: The aim of this study is to realize stock control analyses for disposable items of operating theater of a private hospital using ABC, VED , and ABC-VED matrix analyses. METHOD: Quantitative and qualitative research methods and descriptive research design were used in this research. With coincidental sampling disposible 243 items were included in the scope of the study. Written permission has been obtained from the relevant private hospital administration for the research. The necessary information for analysis was obtained by face-to-face interviews and exported to excel database via automation system. ABC, VED and ABC-VED matrix analyses were used in the evaluation of the data. RESULTS: The total cost of 243 disposable items used in the operating room constitutes 5% of the general hospital expenditure budget. Materials are classified in A, B and C groups according to the amounts and costs of materials used, and V, E and D groups according to their vital importance, and with ABC-VED matrix analysis, the materials were divided into three categories, nine subgroups, and the share and consumption amounts of the materials in each group within the total expenditure were determined. CONCLUSION: With an effective inventory management in the operating theaters, the cost can be lowered and the physical management of the stocks can be controlled. Operating room nurses and hospital managers should routinely use stock control methods such as ABC, VED and ABC-VED matrix analysis to ensure safe, efficient and economical operations.

Özet

GİRİŞ: Yönetici hemşirenin her ameliyatın güvenli, etkin ve ekonomik şekilde yapılabilmesi için gerekli malzeme, alet ve ekipmanları doğru zamanda, doğru yerde ve doğru miktarda, güvenilir bir şekilde bulundurması gerekmektedir. Alet ve malzemeleri kullanıma hazır bulundurma zorunluluğu, stok bulundurma gereksinimini doğurmaktadır. Ameliyat odalarının dinamik yapısı ve malzemelerin çok çeşitli olması nedeniyle malzemelerin nitel ve nicel olarak belirlenmesinde güçlük yaşanmasına karşın, etkin stok kontrolü için malzemelerin sınıflandırılması ve maliyet analizlerinin yapılması kaçınılmazdır. AMAÇ: Bu çalışmanın amacı; özel bir hastanenin ameliyat odasında tek kullanımlık malzemeler için ABC, VED ve ABC-VED matriks analizi kullanılarak, stok kontrol analizlerinin yapılmasıdır. YÖNTEM: Araştırmada nicel ve nitel araştırma yöntemleri ile tanımlayıcı araştırma tasarımı kullanılmıştır. Rastlantısal örneklem ile tek kullanımlık 243 malzeme, araştırma kapsamına alınmıştır. Çalışma için ilgili özel hastane yönetiminden yazılı izin alınarak, analiz için gerekli bilgiler yüz yüze görüşme ve otomasyon sisteminden elde edilerek excel veri tabanına kaydedilmiştir. Verilerin değerlendirilmesinde ABC, VED ve ABC-VED matriks analizi kullanılmıştır. BULGULAR: Ameliyat odasında kullanılan 243 tek kullanımlık malzeme toplam tutarı genel hastane gider bütçesinin %5’lik bölümünü oluşturmaktadır. Malzemeler kullanım miktarları ve maliyetlerine göre A, B ve C grubuna, yaşamsal önem derecesine göre V, E ve D grubuna ve ABC-VED matriks analizi ile üç kategori ve dokuz alt gruba ayrılarak her gruptaki malzemenin toplam harcama içerisindeki payı, yaşamsal önem derecesi ve tüketim miktarları belirlenmiştir. SONUÇ: Ameliyat odalarında etkin bir stok yönetimi ile maliyet düşürülerek kar artırılabilir ve stokların fiziksel yönetimi kontrol edilebilir. Ameliyatların güvenli, etkin ve ekonomik şekilde yapılabilmesi için hemşire ve hastane yöneticileri ABC, VED ve ABC-VED matriks analizi stok kontrol yöntemlerini rutin olarak kullanmalıdır