Üniversitelerde Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinin Birlikte Çalışabilirlik Açısından Değerlendirilmesi

The Evaluation of Electronic Records Management Systems at Universities in Terms of Interoperability

Özet

Üniversiteler kurum içi resmi yazışmalarını daha hızlı, daha güvenli, daha şeffaf ve daha az maliyetli yürütebilmek amaçlarıyla elektronik belge yönetim sistemlerini (EBYS) kullanmaktadır. Hem kurum içindeki diğer sistemler ile EBYS’lerin entegre çalışması hem de kurumlar arası resmi yazışmaların elektronik ortamdan yürütülmesi için üniversitelerde EBYS’lerin birlikte çalışabilirliği konusu önemlidir. Bu çalışmada, Ankara’daki üniversitelerde kullanılan EBYS’lerin birlikte çalışabilirlik açısından mevcut durumları araştırılmıştır. Araştırma kapsamında Ankara’da EBYS kullanan ve araştırmaya izin veren tüm üniversitelerin (9 üniversite) Daire Başkanlıklarına anket uygulanmış ve 104 personelden veri toplanmıştır. Anketlerden elde edilen bulgular SPSS yazılımı aracılığıyla çeşitli istatistiksel analizler yapılarak değerlendirilmiştir. Araştırma sonucunda üniversitelerin kurumlar arası yazışmalarını KEP üzerinden gerçekleştirdikleri, KEP ile ilgili sorunlar yaşandığı, yasal altyapı ile ilgili sorunlar olmadığı, rehber ve standartlara uyum sorunu yaşamadıkları, vakıf üniversitelerinde birlikte çalışabilirliğe yönelik teknik altyapı eksikliği olduğu, devlet üniversitelerinde birlikte çalışabilirlik bilincinin vakıf üniversitelerine göre daha yüksek olduğu sonuçlarına ulaşılmıştır. Bu sonuçlar doğrultusunda üniversite yöneticileri, yazılım firmaları ve YÖK’e çeşitli öneriler sunulmuştur.

Abstract

Universities use electronic records management systems (ERMS) in order to conduct internal correspondence faster, safer, more transparent and less costly. The interoperability of ERMS in the universities is important issue both for the integration of the ERMS and other systems within the institution and for the inter-organizational correspondence to be conducted in the electronic environment. In this research, current status of ERMS used in the universities in Ankara was investigated in terms of interoperability. The research included 104 personnel from the departments of all universities (9) accepting to contribute to the research and having ERMS in their organization. The findings obtained from the questionnaire were evaluated by making various statistical analyzes through SPSS software. As a result of the research, it was found that universities conduct inter-organizational correspondence through Registered Electronic Mail (REM), have trouble with REM, have no lack of legal infrastructure and troubles with suitability of guidelines and standards, the private universities have lack of technical infrastructure related to the interoperability, the level of awareness about interoperability in the state universities are higher than the private universities. In line with the results, various proposals were submitted to the university administrators, software companies and The Council of Higher Education.