Yapay Zeka Hızlı Bakış & Çıkarımlar
AI InsightGerçekleştirilen bu projeyle, yerel yönetim kurumlarında kullanılacak bir belge yönetimi programının nasıl kurulup uygulanacağı gösterilmeye çalışılmıştır.
📌 3 Maddede Bu Makale
Özet
Bu çalışmada yerel yönetim birliklerinde belge yönetimi konusu incelenmiştir. Birliklerde bilgi kaynaklarının neler olduğu araştırılmış, bunların kontrol ve düzenlemesinin yapılmasıyla ilgili bir proje gerçekleştirilmiştir. Örgüt faaliyetlerinin yürütülmesi sırasında doğal olarak üretilen belgelerin oluşturduğu kurumsal bilgi kaynakları, karar mekanizmalarının bilgi ihtiyacını karşılamaktadır. Bu ihtiyacın kısa sürede, en ekonomik şekilde ve bilgi bütünlüğü içerisinde karşılanabilmesi için belgelerin belge yönetimi metotlarına göre düzenlenmesi gerekir. Kontrol altına alınamayan dokümanların zaman içerisinde belge yığınları oluşturması kaçınılmazdır. Taşındığı ortam ne olursa olsun düzenlenmeyen belgeler, çözülmeyi bekleyen problem olarak kalacaktır. Bu makalenin amacı, bir yerel yönetim kuruluşu olan Marmara ve Boğazları Belediyeler Birliği’nde bu probleme kalıcı çözüm üretmek için yapılan Belge Yönetimi çalışmasının sonuçlarını duyurmaktır. Geliştirilen projenin uygulanma şekli ve adımlarının açıklandığı bu yazı, Birlik bünyesinde yapılan saha çalışmasıyla ortaya çıkmıştır. Gerçekleştirilen bu projeyle, yerel yönetim kurumlarında kullanılacak bir belge yönetimi programının nasıl kurulup uygulanacağı gösterilmeye çalışılmıştır.
Abstract
The subject of records management in local authorities has been analyzed in this paper. In this framework, municipal unions’ sources of information have been studied and a project on their control and organization has been implemented. The institutional sources of information formed by documentation that is naturally generated by institutional activities, respond to the decision making processes’ need for information. In order to meet this need in short time, in most economic way and according to the principle of data integrity, documents must be organized in accordance with the principles of records management. Documents that are not controlled inevitably form with the time the documentation bulk. Wherever the uncontrolled documents are removed for storage, they will remain an unsettled problem. The aim of the present article is to present the results of the records management operation as a lasting solution to the problem in a given local authority unit, the Union of Municipalities of the Marmara Region. This paper, that reveals the way the project has been implemented and its stages, has been developed as result of a field research made in the Union. By presenting this realized project, it aims to show how a records management program can be designed and implemented in local authorities.