Evrak Otomasyon Sistemlerinde Güvenlik Uygulamaları

Özet

Gerek kişisel gerekse kurumsal faaliyetlerin sürdürülmesi için oluşturulan kağıt evraklar, teknolojik gelişmelerin etkisi ile yerini hızla elektronik evraklara bırakmaktadır. Gün geçtikçe sayısında artış gözlemlenen elektronik evrakların klasik yöntemlerle yönetimleri zorlaşmış, daha etkili, güvenilir ve elektronik ortama uygun çözümler geliştirilmiştir. Evrak yönetim sistemleri olarak tanımlanan bu sistemlerde, temel amaç evraka ait tüm işlemlerin sayısal olarak takibini sağlamaktır. Evrakın yaşam döngüsünü oluşturan evrak oluşturma, düzenleme ve saklama süreçlerinin gerçekleşmesinde önemli olan bir nokta da, sistemlerde olması gereken güvenlik unsurlarıdır. Programlama dili, kullanılacak veritabanı seçimi ve veritabanının tasarlanması gibi işlemlerden de etkilenen güvenlik fonksiyonu yazılım ile desteklenerek daha da güçlendirilebilir. Kullanıcıların sisteme erişimleri esnasında kullanıcı adı ve parola kontrolünden geçirilmeleri, yetkileri doğrultusunda dokümanları görebilmeleri ve düzenleyebilmeleri gibi güvenlik önlemlerinin sistemlerde bulunması zorunludur. Bu işlemler dokümanların orijinalliklerini kaybetmeden sistemde saklanmalarını sağlar. Bu çalışmada Afyon Kocatepe Üniversitesi evrak takibi için oluşturulan otomasyon sisteminin güvenlik yönü ele alınmıştır. Benzer uygulamalara ışık tutması amacıyla sistemde var olan güvenlik fonksiyonlarından bahsedilmiştir. Değinilen fonksiyonlardan bazıları sadece evrak takip uygulamalarında değil, birçok farklı uygulamada da uygulanabilir niteliktedir.