Bilgi Sistemleri ve Yönetim Bilgi Sistemi Olarak Yüksek Performans Yönetim Modeli

Özet

Bu makalede, kısaca bilginin ve bilgi teknolojilerinin önemi ve özellikle yönetim süreçleri açısından bilgi teknolojilerini kullanmanın, daha etkili bir performans gösterme açısından rolü vurgulanmaya ve bu kapsam içinde, son yıllarda bir çok modern işletmede kullanılan bir bilgi teknolojisinden de örnek verilmeye çalışılmıştır. Abstract: In this article, the importance of information and information technologies and the role of using these technologies during management processes were tried to be mentioned by giving an alive example being used in many modern organizations. Giriş: Bilgi ve iletişim teknolojilerinin en yaygın şekliyle kullanımının ve hızlı tüketiminin tepe noktalara çıkacağı bir dönemi temsil edecek olan 21.yüzyılın, küreselleşmenin tamamlanmasıyla birlikte, toplumsal, ekonomik, politik, kültürel ve en belirgin olarak da teknolojik değişimleri beraberinde getireceği yadsınamaz bir gerçektir. Bu değişimlerin gerçekleşebilmesi ve olumlu sonuçlar doğurabilmesi için, değişime açık ve bu değişime hazırlıklı toplumların olması gerekir. Bilgi ve teknoloji, yeni yüzyılın toplumlara yükleyeceği farklı sorumlulukları ve beraberinde doğacak problemleri ortadan kaldıracak ya da azaltacak iki ilaçtır diyebiliriz. Bu ilaçlarla, işletmeler nihai hedeflerinden biri olan maksimum kar, daha verimli kurum, minumum maliyet kısacası etkili performans ya da yüksek performans ideallerine de kavuşmuş olurlar. Bilgi Sistemleri Bir süreçten geçirilmiş anlamlı veriler toplamına verilen ad olarak bilgi, rasyonel bir karar vermek için gerekli bir araç ya da kaynaktır. Öte yandan bir sistem; ortak bir amaç ya da amaçlara ulaşmak için, bir arada çalışan, birbiriyle ilişkili unsurların bir bütünü ya da süreç olarak tanımlanır (Richard ve diğerleri, 1967). Sistem yaklaşımında, bilgi genellikle iki yolla elde edilir: Elle veya otomatik olarak. Çağımızda bilgi sistemi kavramından sözederken, daha çok otomatik olarak elde edilen, diğer bir deyişle bilgisayar bazlı, bilgisayara dayalı bilgi sistemleri kastedilmektedir. Bilgisayara dayalı bir bilgi sistemi, insan, donanım, yazılım, veri ve prosedürlerden oluşan ve belli zaman diliminde hem örgüt içi, hem örgüt dışı yollarla elde edilen, bilgi ihtiyacını gidermek isteyenlere bir sorumluluk yükleyen bir mekanizmadır ( Parker ve Case, 1993). Bu sistem bazen somut bir nesne, ya da bir kısaltma ya da bir olay olabilir. Sistem sınıflandırılması yapılırken, sık sık sistemin mantıksal tanımlaması ve fiziksel tanımı yapılır. Mantıksal tanımlamaya dayalı bir sistem; bir sistem için gerekli olan unsurları, geniş manada, ya da kısa terimlerle ifade etmektedir. Sistemin fiziksel tanımlaması ise, aynı sistemi, gerçekte nasıl uygulandığına dayanan bir bütün içinde görür. Bilgi sistemi ile ilgili bir nokta da, bilginin kullanımı ve niteliği, ya da kalitesidir. Başarılı bilgi sistemlerinin, onu kullananların tatmin ölçüleriyle değerlendirilebileceğine inanan Paddock (1991), bu konudaki görüşlerini şu şekilde ifade etmiştir; • Bilgi kullananlar, yani son kullanıcılar, bir organizasyonda var olan çok sayıdaki sistem analistleriyle, bilgi ihtiyaçlarının analizinin derecesiyle, sisteme katılanların seviyeleriyle ve son kullanıcıların, bilgisayar seviyeleriyle korelasyon içindedirler. • Bilgi sistemleri, sistemin başarılı olmasını, o sistemi kullananlara ya da yönetimin desteğine bağlamışlardır. • Sistemlerin başarılı olması ya da kullanıcıyı tatmin etmesi, doğru zamanda, doğru kullanıcı tarafından kullanılması ve kullanıcının beklentilerini karşılayabilecek düzeyde hizmet vermesine bağlıdır. • Bilgi sistemlerinin gelişiminde optimal fayda sağlayan yollar, teknikler ve metodlar ancak, sistemin etkin şekilde algılanması, iletişim ortamının sağlanmasıyla, yararlılık gösterirler. • Organizasyonların bilgisayar kullanımının birçok özelliği, etkin çalışan bilgi yönetim sistemlerine ve en çok da, firmanın elektronik veri işlem tecrübesinin çok olmasına bağlıdır. Bilgi sisteminin etkinliği, bir organizasyonda onu yöneten yöneticiye, yöneticinin, bilginin kaynağından, kullanıcısına varıncaya kadarki, hareketlerini koordine etmesine bağlıdır. Bilgi sistemlerinin etkin çalışıp çalışmadığını anlamak, mevcut sistemi yenilemek ya da tamamen değiştirip farklı bir sistem getirmek kararına varmak için örgütlerin aşağıdaki problemleri gözönüne alması gerekir (Palmer ve diğerleri, 1991): • Yöneticiler, bulundukları pozisyona uygun, doğru bilgi içeren raporlardan ziyade, fazla detaylı, zamanlarını alan raporlarla karşı karşıya kalırlar. Bazen daha alt seviyede çalışan personele gitmesi gereken bilgi, üst yönetime gelmekte, bu da otoritenin yeniden tayin edilmesi gereğini doğurmaktadır. • Yöneticiler bazen ya yanlış yorumladıkları ya da anlamadıkları raporlar almaktadırlar. Bu, özellikle raporda kullanılan terminoloji karmaşık, yanlış anlamaya neden olabilecek şekilde olduğunda gerçekleşmektedir. Burada, bilginin nasıl elde edildiği ve özet olarak sunulması çok önemlidir. • Yöneticilerin aldığı rapor sayısı diğer bir deyişle bilgi miktarı fazla ve zaman alıcı olmaktadır. Bu da, onların etkin bir yönetim sunmalarına engel olur. Gereksiz bilgi, kuruma maliyet olarak yansır. • Yöneticiler çok sık rapor aldıkça, onları, yorumlama, analiz etme, okuma, cevap verme, sorgulama gibi uğraşılara ağırlık vermek zorunda bırakacağından, zamanı etkin kullanamamaya ve yönetsel bir maliyete neden olacaktır. • Yöneticilerin bir diğer problemi de, zamana odaklı olmayan bilgi ya da raporları almaktır. Belki aldıkları raporlar doğru bilgiyi içermektedir ancak, onların istediği zamanda ellerine ulaşamayan raporun hiçbir anlamı yoktur. • Yüksek oranda hatayla dolu olan raporlar, iç müşteri ya da dış müşteri üzerinde, olumsuz bir etki yaratacak, bu da müşteri tatminini etkileyecektir. Organizasyonlar genellikle en az maliyetle, en fazla kârı elde etme hedefi güttükleri için, maliyet kalemlerini her zaman az sayıda tutmak isterler. Bu nedenle, bilgiyi depolayacak, sınıflandıracak, gerektiğinde yok edecek ve doğru zamanda, do