Üniversitelerde yenileşmeyi sağlamada sanal uygulama toplulukları fırat üniversitesi örneği

Virtual communities of practices (vcops) for ensuring ınnovation at universities -fırat university sample

Abstract

Problem Statement: In our era, to generate innovative and strategic knowledge and use it to produce new products and services bears the ut- most importance in terms of providing improvement, innovation, and thus competitiveness for organizations. Higher education institutions are considered prominent organizations leading the change for innovation by producing new knowledge and new know how(s). However, universities generally fall short in meeting these expectations and are very slow in generating new knowledge. Meanwhile, ever-evolving information and communication technologies (ICT) offer various opportunities in terms of knowledge utilization and the knowledge generation field. In this context, virtual communities of practices (VCoPs) have drawn attention due to their collaborative knowledge producing potential, which fosters organi- zational learning and improvement. Purpose of The Study: The goal of this research is, based on the views of sen- ior administrators at Fırat University and in the scope of the literature re- view, to determine the importance of and barriers to VCoPs, as well as de- termine the leadership roles for the constitution and utilization of VCoPs at the university setting. Method: In this study, the opinions of 21 administrators were gathered via semi-structured interviews and the data obtained were analyzed through content analysis method. The views of each respondent were written down, listed, and coded. Then, according to the meanings of the codes, categories were determined and analyzed while taking into consideration the iterative procedure. Findings and Results: The findings revealed that VCoPs were thought to be important for ensuring improvement and innovation by the majority of the administrators; however, some barriers, such as distrust and insecuri- ty, lack of leadership, and lack of knowledge and skills existed. In order to achieve effective utilization results for VCoPs, greater leadership roles, such as opportunity enhancement, staff encouragement, knowledge utili- zation, and monitoring developments, were proposed by the administra- tors. Conclusion and Recommendations: VCoPs were thought to be important by almost all of the university administrators for ensuring improvement and innovation. However, there were serious barriers which hindered the uti- lization of VCoPs. To overcome these barriers and in order to make the university staff eager to participate in VCoPs, certain leadership roles were seen as necessary.

Özet

Problem Durumu: Bilişim teknolojisindeki gelişmeler ve küreselleşme etkisi ile örgüt- ler, varlıklarını etkili şekilde sürdürebilmek ve rekabet avantajı yakalayabilmek için, yeni bilgi ve ürünü yaratmanın uğraşını vermektedirler. Bilgi sermayesi örgütler için artık yenilik sağlama ve gelişme yönünde sahip oldukları en önemli unsur haline gelmiştir. Özellikle, açığa çıkarılmamış, kişiye özgü bir bilgi olan ve farklı iş yapma yolları, teknikler, beceriler ve anlayışları içeren örtülü bilgiyi elde etmek, ve bundan yeni bilgi ve ürün geliştirmede yararlanmak, rekabet avantajı elde etmede oldukça önemli görülmektedir. Ancak, örtülü bilgiyi açığa çıkarmak oldukça zordur. Kişiler, kendilerine has farklı bilgi ve becerilerini ancak güven duydukları, paylaşımlı ve uygulamalı ortamlarda ve ortaklaşa yarar elde edebilecekleri durumlarda, yüz yüze etkileşim ile paylaşabilirler. Bu ise, zaman, yer, ulaşım, emek, para, vb. kaynakların temin edilmesindeki güçlükler ve sınırlılıklar nedeniyle oldukça zordur. “Sanal uygulama toplulukları” denilen ve çeşitli alanlardan uzmanların, paylaşılan amaçlar doğrultusunda, sorunlara ortak çözümler bulmak için bilgi ve becerilerini paylaştıkları ağlar, örtülü bilgiyi açığa çıkarmak ve yenileşme ve gelişme sağlamak bakımından oldukça etkili görülmektedirler. Araştırmalar, bu topluluklarda kişiler arasında etkileşimin arttığını, örtülü bilginin daha kolay paylaşılabildiğini, motivas- yonun arttığını, işbirliği içinde yeni ve çarpıcı uygulamaların geliştirilebildiğini gös- termektedir. Üniversitelerin bilgiyi işleyen, üreten; ve bu bilgilerin yeni ürün ve hizmete dönüştü- rülmesine katkı sağlayan yerler olması toplumsal bir beklentidir. Bununla birlikte, üniversiteler kendilerinden beklenileni yeterince ve etkili şekilde ortaya koyamamak- tadırlar. Bu nedenle gelişme ve yenileşme sağlama yönünde üniversiteler üzerindeki toplumsal baskı gün geçtikçe artmaktadır. Bu bağlamda, yenileşme, gelişme ve reka- bet avantajı elde etmede, sanal uygulama toplulukları önemli bir araç olarak görül- mekte; ve üniversitelerin bu topluluklar için en uygun alanlar olduğu uzmanlar tara- fından dile getirilmektedir. Araştırmanın Amacı: Bu araştırma, literatür bilgisi ve Fırat Üniversitesi’ndeki üst dü- zey yönetici konumundaki akademisyenlerin görüşleri çerçevesinde, üniversite or- tamlarında, sanal uygulama toplulukları oluşturulmasının önemini, bu alandaki en- gelleri, ve sanal uygulama topluluklarından etkili şekilde yararlanabilmek için, yöne- ticilerin liderlik rollerini belirlemek amacını taşımaktadır. Metot: Niteliksel bir çalışma olarak bu araştırmada denek görüşleri yarı yapılandırıl- mış görüşme yöntemi aracılığı ile elde edilmiştir. Sorulara verilen yanıtlar, araştırmacı tarafından kaydedilmiş ve içerik analizi yöntemi ile belirlenen kodlar ve kate- goriler eşliğinde çözümlenmiştir. Bulgular: Ulaşılan bulgular, sanal uygulama topluluklarının, bilgi paylaşma ve üret- me, gelişme ve yenileşme sağlama ve güdüleme bakımlarından önemli görüldüğü sonucunu ortaya koymuştur. Bununla birlikte, az sayıda da olsa, üniversitelerde üre- tilen bilgilerin zaten yayınlandığı; ancak gelecek nesillerin bundan yararlanabileceği; veya bilginin stratejik olarak önemli bir güç olduğu ve paylaşılamayacağı yönünde görüşler de ortaya çıkmıştır. Bunun yanı sıra, güvensizlik, etkisiz liderlik, bilgi ve be- ceri noksanlığı, örgütleme noksanlığı, alanlarında engeller bulunduğu belirlenmiştir. Sanal uygulama topluluklarından etkili şekilde yararlanabilmek için, üniversite yö- neticilerinin, olanakları geliştirmeleri, kişileri cesaretlendirmeleri, bilgiden yararlan- ma ve bilgi geliştirme yollarının araştırılmasını sağlamaları; ve gelişmeleri izlemeleri ve değerlendirmeleri şeklindeki liderlik rolleri belirlenmiştir. Sonuç ve Öneriler: Fırat Üniversitesi’nde görev yapan üst düzey yöneticilerin görüşle- ri çerçevesinde, ulaşılan sonuçlar, üniversite ortamında sanal uygulama toplulukla- rının önemli görüldüğünü ortaya koymuştur. Önemli görülme nedenleri olarak, sa- nal uygulama topluluklarının bilgi paylaşma ve bilgi üremeyi temin etmesi, yenileş- meyi hızlandırması, ilerleme sağlaması motivasyon yaratması gibi nitelikleri ön pla- na çıkarılmıştır. Diğer yandan,sanal uygulama topluluklarının oluşturulması ve bu topluluklar aracı- ğıyla yenilikçiliğin artırılması yönünde birtakım engeller de bulunduğu tespit edil- miştir. Bu engeller, güvensiz ortam, bilgi ve beceri noksanlığı, etkili liderlik noksan- lığı olarak belirlenmiştir. Üniversite yöneticilerinin liderlik rollerine ilişkin ulaşılan sonuçlar, olanakların artı- rılması, cesaretlendirici tutum ve eylemlerin gerçekleştirilmesi, bilgiden etkili şekilde yararlanmanın sağlanması, gelişmelerin izlenmesi hususlarını ön plana çıkarmıştır. Bu liderlik rollerinin layıkıyla gerçekleştirilmesi, sanal uygulama topluluklarının önündeki engellerin yok edilmesini de sağlayacak, böylece gelişme ve yenileşme hız kazanacak ve rekabet avantajı elde edilecektir. Ulaşılan sonuçlar eşliğinde birtakım önerilerde bulunulmuştur. Üst yönetimin konu- nun önemine inanması ve destekleyici ve kolaylaştırıcı bir liderlik yaklaşımı sergile- mesi önemli görülmektedir. Sanal uygulama topluluklarının oluşturulması ve bu topluluklardan etkili şekilde yararlanılması için örgütsel olanakların artırılması; teş- vikler sunulması, güvenlik ile ilgili sorunların sürekli izlenmesi ve önlemlerin alın- ması, gelişmelerin izlenmesi ve yeni bilgi, beceri ve ürünlerin öğretim ve yönetim sü- reçleriyle lişkilendirilmesi önerilmiştir. Aynı zamanda, sanal uygulama toplulukları aracılığı ile elde edilen yenilikçi bilgi ve uygulamalardan, üniversite ve iş dünyasının işbirliğinde bölgesel kalkınma yönünde yararlanılması önerilmiştir.