Records Management and Requirement of Records Management in Turkey

Abstract

Institutions and organizations produce many kinds of documents as a result of their processes and services. An effective understanding and method of written communication can be provided by controlling the record stock and flow in these organizations. Such control will also ensure timely producing, using and communicating documents in addition to regulate the process of reproduction and proliferation of them -as a vital tool for written communication. Therefore, there is an urgent need for a records management program to control documents for the sake of enabling current and retrospective access to documents. This is also inevitable for Turkey, by which no definite national records management program seems to prevail.

Özet

Kurum ve kuruluşlar, yaptıkları işlemler ve hizmetlerin sonucu olarak birçok türde belge üretirler. Etkin bir yazılı iletişim anlayışı ve yöntemi, kurum ve kuruluşlarda belgelerin denetim altına alınması ile sağlanabilir. Söz konusu denetim, yazılı iletişimin en önemli araçlarından biri olan belgelerin üretilmesi ve çoğaltılması işlemlerini düzenlemesinin yanısıra, bu belgelerin zamanında üretilmesi, kullanılması ve iletilmesini de sağlayacaktır. Bu nedenle belgelerin gerek güncel gerekse güncel olmadıkları dönemlerde kontrol altına alınabilmesi için bir belge yönetimi programına gereksinim vardır. Bu gereksinim, henüz ulusal bir belge yönetimi programı bulunmayan Türkiye için de geçerlidir.