Contributions of Electronic Records Management Systems to Efficiency: The Case of Ministry of Development

Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinin Verimliliğe Katkısı: Kalkınma Bakanlığı Örneği

Abstract

Electronic Records Management Systems are one of the crucial tools for institutional records management. The public institutions need information systems which enable them to systematically manage the records which they produce within their business processes and conduct such processes in electronic medium. Legislation and standards are being set forth for regulating intra- and inter-institutional electronic communications such as official correspondence regulation of Turkey, Registered E-Mail (REM) web services, e-correspondence package, etc. The impact of activities for the purpose of realizing business-yield enhancing properties of ERM systems, were evaluated in this paper. An electronic records management (ERM) application of an institution provides optimal benefit to the extent that it serves to enhance business efficiency, rather than monitoring inbound and outbound records traffic of that institution. For this purpose, a preliminary evaluation has been undertaken, regarding measurable benefits of an ERM application in the example of a public institution. It was also conducted a questionnaire to the executive officials who use the system as well as those who are in charge of records management for the purpose of revealing administrative level benefits of the ERM application, used by Ministry of Development. Besides, those benefits which cannot be quantified, were also discussed.

Özet

Kurumsal belgelerin yönetiminde önemli araçlardan biri elektronik belge yönetim sistemleridir. Kamu kurumları, fonksiyonlarını gerçekleştirirken iş süreçlerinde üretilen belgelerin sistematik olarak yönetilmesini sağlayan bilgi sistemlerine ihtiyaç duyarlar. Kurum içi ve kurumlar arası iletişimi düzenleyen resmi yazışma yönetmeliği, kayıtlı elektronik posta (KEP) web servisleri, e-Yazışma paketi gibi mevzuat ve standartlar oluşturulmuştur. Bu çalışmada kurumların faaliyetlerinde EBY (Elektronik Belge Yönetimi) sistemlerinin faydaları değerlendirilmiştir. Kurumsal bir EBY uygulaması iç ve dış yazışmaların takibinden ziyade kurumsal iş süreçlerinde iyileştirmeyi amaçlar. Bu amaçla, öncelikle EBY uygulamasının bir kamu kurumu özelinde ölçülebilir nitelikteki yararlılıkları değerlendirilmiştir. Ayrıca Kalkınma Bakanlığı'ndaki EBY uygulamasının yönetsel faaliyetlere katkısını ortaya koymak üzere sistemin kullanıcısı olan bu yöneticilere ve belge yönetiminden sorumlu personele bir anket uygulanmıştır. Niceliksel olarak ölçülemeyen bu faydalar ayrıca tartışılmıştır.