Task Exploration from E-mail Messages for Corporate Collaborative Processes and Development of a Real-Time Task Management System

Kurumsal Kolektif Süreçler için E-Posta İletilerinden Görev Keşfi ve Gerçek Zamanlı Görev Yönetim Sisteminin Geliştirilmesi

Abstract

Email systems are one of the most basic tools used for corporate communication and collaboration. The information flow is carried out via these systems for almost all corporate tasks related to the basic workflows, including planning, resource or project management. For this reason, email systems have become service stores containing valuable information for companies, and very important central areas where the tasks are managed. It is very particularly important for customer-focused organizations to manage workflows via e-mail services. Although it is possible to create work lists on customer level via enterprise systems over central software, these requestes are mostly transferred to employees' e-mail accounts. This case may cause such results as the employee's not planning the tasks in his email address, forgetting, losing, not defining its level of importance. In this study, a method is proposed that labels the requests to be managed coming from the corporate e-mail account by using text mining and classification techniques and provides input for the to-do list application developed. The proposed method and the developed application offer real-time collaborative working environment with the extensible messaging and its integration with the status protocol. Thus, the conversion process of corporate e-mails to work lists has been adapted to collaborative work though the real-time status management approach over the corporate instant messaging systems.

Özet

E-Posta sistemleri, kurumsal iletişim ve işbirliği için kullanılan en temel araçların başında gelmektedir. Başta planlama, kaynak veya proje yönetimi olmak üzere temel iş akışları ile ilgili neredeyse tüm kurumsal görevler için bilgi akışı bu sistemler ile gerçekleştirilmektedir. Bu nedenle e-posta sistemleri, şirketler için değerli bilgiler içeren hizmet depoları ve işlerin yönetildiği çok önemli merkezi alanlar haline gelmiştir. Özellikle müşteri odaklı kuruluşlar için e-posta servisleri üzerinden iş akışlarının yönetilebilir olması çok önemlidir. Kurumsal sistemler ile müşteri düzeyindeki iş listelerinin merkezi yazılımlar üzerinden oluşturulma imkanı olsa da bu talepler çoğunlukla çalışanların e-posta hesaplarına iletilmektedir. Bu durum çalışanın e-posta adresindeki işleri planlamaması, unutması, kaybolması, önem düzeyini doğru belirleyememesi gibi sonuçlara yol açabilmektedir. Yapılan bu çalışma ile personelin kurumsal e-posta hesaplarına gelen mesajlardan, yönetilmesi gereken talepleri, metin madenciliği ve sınıflama teknikleri kullanılarak etiketleyen ve geliştirilen yapılacaklar listesi (todo list) uygulamasına girdi sağlayacak bir yöntem önerilmektedir. Önerilen yöntem ve geliştirilen uygulama, genişletilebilir mesajlaşma ve durum protokolü üzerine entegrasyonu ile gerçek zamanlı işbirlikçi çalışma olanağı sunmaktadır. Böylece kurumsal e-postaların iş listesine dönüştürülme süreci, kurumsal anında mesajlaşma sistemleri üzerinden gerçek zamanlı durum yönetim yaklaşımı ile işbirlikçi çalışmaya uygun hale getirilmiştir.