Dergiler / Hazine-i Evrak Arşiv ve Tarih Araştırmaları Dergisi / 2019 / Cilt: 1 - Sayı: 1
Arşivlerde Belge Özetleme, İndeks ve Katalog Standardı Oluşturma
- Sayfa
- 15–27
- DOI
- —
Özet
Arşiv belgelerine erişim, niteleme alanları kadar belgenin içeriği ile de doğru orantılıdır. Arşivciliğin aşamalarından biri olan özetleme; profesyonel, dil kurallarına uygun, anlamlı ve kullanıcının/araştırmacının belgeye erişim için kullanabileceği kelimelerden oluşması gereken bir süreci ifade etmektedir. Kullanıcının/araştırmacının gereksinim duyduğu belgeye erişimini sağlayacak özetleme sürecinde doğal dil ile sorgulama göz önünde tutulması gereken yaklaşımlardan biri olmalıdır. Bunun yanı sıra belge içeriğinde kullanıcıyı belgeye eriştirebilecek zaman, yer, kişi/kurum ve konu bilgileri mutlaka kullanılmalı, gramer kurallarına titizlikle uyulmalıdır. Bunların belirlenmesinde ve kullanımında ise hem konu hem de anahtar kelime seçiminde kavramsal dizin (thesaurus) ve konu listelerinin kullanılması arşivcilik uygulamaları açısından oldukça önem arz eden bir uygulamadır. Çalışmada belge özetlemede uyulması gereken kurallar ve kavramsal dizinin arşiv belgelerine erişimdeki önemi örnekler ile değerlendirilecektir
Abstract
Access to archival records is directly proportional with the content of records as well as descriptive areas. One of the stages of archiving, summarization, represents a professional, grammatical and meaningful process that needs to consist the words the user/researcher could use to access the document. In summarization process which will enable the user/researcher to access the document they need, questioning through natural language should be one of the policies to be taken into consideration. Besides; information about time, place, person/agency and subject that could be used to allow the user access the document, should necessarily be involved in the document content and grammar rules should be followed strictly. As for the determination and application of these, the use of thesaurus and subject authority files is important for archiving practices when selecting the subject and keywords. In this research, the rules to be followed in document summarization and the importance of conceptual index in accessing archive documents will be discussed by giving examples.