ELEKTRONİK YÖNETİM KURULU: TÜRKİYE İÇİN BİR MODEL ÖNERİSİ

Özet

Özellikle ülke sınırları dışında da faaliyet gösteren çok uluslu ya da yabancı sermayeli anonim ortaklıklarda farklı ülkelerde yerleşik yö- netim kurulu üyelerinin aynı lokasyonda bir araya gelmesi zaman açı- sından sıkıntılara yol açmakta ve şirketlere ciddi mali külfetler yüklemektedir. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun (TTK) 1527. maddesi ile günümüz teknolojisindeki gelişmeler de dikkate alınarak sermaye şirketlerinde müdürler kurulu ve yönetim kurulu toplantılarının elektronik ortamda yapılabilmesine imkan tanınmıştır. Dünyada elektronik yönetim kurulu uygulamaları incelendiğinde temel olarak iki farklı sistemin benimsendiği görülmektedir. Bu sistemlerden birincisi yönetim kurulu toplantılarında kullanılacak rapor, mü- zekkere, karar gibi evrakların elektronik ortamda şirket yetkilileri tarafından yönetim kurulu üyeleri ile paylaşılmasına ve çevrimiçi olarak erişimine imkan sağlayan aynı zamanda arşiv görevi de gören sistemlerdir. 2005 yılından sonra ortaya çıkan ve yalnızca yönetim kurulu evraklarına erişimden çok daha fazlasını sunan ikinci tür sistemlerde ise yö- netim kurulu üyeleri ile hassas bilginin güvenli şekilde paylaşımını sağ- layan bilgi/içerik platformunun yanı sıra yönetim kurulu üyelerine canlı toplantı özelliği de sunulmaktadır. Bu çerçevede TTKnın 1527. maddesi uyarınca yönetim kurulu toplantılarına elektronik ortamda katılımı sağlayacak Elektronik Toplantı Sistemi, yönetim kurulu üyelerinin sadece toplantı anında görüşler iletip, oylarını elektronik ortamda kullanabildiği bir sistemden öte yönetim kurulu toplantı sürecinin ve işlemlerinin tek bir merkezden yapılabilmesine imkan veren dinamik ve özgün bir bilişim sistemi olmalıdır.

Abstract

Particularly the problem of bringing together the board members of multinational or foreign capital companies operating internationally, which are mostly domiciled in different countries, poses timing difficulties and brings serious financial burdens to these companies. Taking into consideration the technological improvements in this area, article 1527 of Turkish Commercial Code (TCC) numbered 6102 makes it legally possible to hold directorate meetings and board of directors meetings of companies by electronic means. When the different electronic board of directors meeting applications in the world is analyzed, it is determined that there are basically two different kinds of systems. The first of these systems is the system which allows representatives of the companies to share with the board of directors the documents to be used during the meeting, such as reports, writs, and decisions and allows them to access these documents online while acting as an archive at the same time. The second type of systems, which emerged after 2005, allow board members more options than merely giving them access to board meeting documents; along with access to an information/content platform which makes it possible to share sensitive information securely, these systems also offer them an option to hold online live meetings. In this concept, Electronic Meeting System, which will allow attendance to Board Meetings by electronic means in accordance with the article 1527 of TCC, should be designed as a dynamic and unique information system, enabling board members to control and operate all the processes relating to the board meetings, rather than only allowing them to cast their opinions and votes electronically during the meeting.