Kamu kurumları arasında elektronik belge alışverişi ile ilgili mevzuat ve kamu kurumlarında yapılması gerekenler

Elektronik İmza Kanunu (EİK)'nun yürürlüğe girmesi ve mevzuatta yapılan güncellemeler ile birlikte elektronik ortamdaki bilgi ve belgelerin hukukî geçerlilik kazanması sağlanmış ve mevzuatın da zorlaması ile kamu kurumlarında belge yönetimine ilişkin iş süreçlerinin elektronik ortama aktarılması hızlanmıştır. Kurum içerisindeki belgelerin elektronik ortamda yönetilebilmesine yönelik olarak her bir kamu kurumu bir Elektronik Belge Yönetim Sistemi1 (EBYS)'ni bünyesinde yapılandırmaya başlamıştır. Kurum içerisinde EBYS ile üretilen elektronik belgelerin (e-belge) kurumlar arasındaki alışverişine ilişkin hususların da Kalkınma Bakanlığı tarafından yürütülen e-Yazışma Projesi ve Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından yürütülen Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Projesi ile çözümlenmesi planlanmaktadır. Bu çalışma ile anılan bu projeler ve bu projelerin kamu kurumlarına yüklediği sorumluluklar hakkında bilgilendirme yapmak ve farkındalık yaratmak hedefl enmiştir. Bu çalışmada literatür taraması yapılmış, proje ve ilgili mevzuattan doğrudan sorumlu personel ile görüşmeler gerçekleştirilmiş, konuyla ilgili kaynaklar ve özellikle mevzuat taranmış, değerlendirilmiş ve yorumlanmıştır. Kamu kurumlarının bünyelerinde ivedilikle TSE 13298 ve e-Yazışma Teknik Spesifikasyon Dokümanına uygun bir EBYS yapılandırarak KEP Hizmet Sağlayıcıların (KEPHS) hizmete başlamasıyla bir KEP adresine sahip olmaları gerekmektedir.

Kayıtlı Elektronik Posta ,

KEP ,

e-Belge ,

e-Yazışma ,

Information and records in electronic environment have been valid in law by the enactment of Electronic Signature Act and the updates to legislation. With the enforcement of legislation, the transformation process of the business process related to record management from physical environment to electronic environment has been accelerated. In order to manage the records of public institution in electronic environment, every public institution started to establish an Electronic Record Management System (ERMS). The issues related to electronic record (e-record) interchange among public institutions are planned to solve by way of developing e-Correspondence Project and Registered e-Mail (REM) Project. The aim of this study is to provide information and to raise the consciousness about the projects mentioned above and the responsibilities of public institutions. In this study; the literature and especially the legislation related to record management processes, electronic signature (e-signature) and REM have been reviewed and some interviews with responsible people related to projects and legislation have been done. It is necessary for public institutions to structure an ERMS which is appropriate to TSE 13298 and e-Correspondence Technical Specification Document and to buy a REM address after the REM Service Providers (REMSPs) start giving service.

Registered e-Mail, ,

REM, ,

e-Record, ,

e-Correspondence ,